Северяне, к отпуску готовы?

Крайний Север — местность, где весьма затруднены условия проживания ввиду природно-климатических особенностей. «Газпром энерго» поддерживает работников филиалов, проживающих там, различными социальными привилегиями. О компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно расскажет Ольга Кузьминова, главный бухгалтер Общества.

Ольга Кузьминова (О.К.): — Согласно действующему Коллективному договору ООО «Газпром энерго» работникам филиалов и неработающим членам их семьи, проживающим и зарегистрированным в районах Крайнего Севера (РСК) и приравненных к ним местностях, ежегодно оплачивается за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации.

Важно не только работать, но и проживать в РСК и приравненных к ним местностях. Право на оплату стоимости проезда возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, по истечении 6 месяцев непрерывной работы. Следовательно, уже через полгода такой работы сотрудник и неработающие члены его семьи имеют право на оплату поезда к месту использования отпуска и обратно. Но если работник не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в текущем году, то право на оплату проезда «сгорает».

Елена Сомова (Е.С.): — Ольга Ивановна, кто относится к неработающим членам семьи работника? Им тоже компенсируются расходы на проезд?

О.К.: — Коллективный договор (КД) дает полный ответ на этот вопрос. Итак, к неработающим членам семьи работника относятся неработающие супруг(а), дети до 18 лет, дети — студенты дневных отделений образовательных учреждений, находящихся в РСК и приравненных к ним местностях, в возрасте до 24 лет, дети — инвалиды, независимо от возраста и неработающие (пенсионного возраста) родители (опекуны) работника.

Действующий КД, в отличие от норм Налогового кодекса РФ, расширил перечень неработающих ч/с, которым производится оплата проезда к месту использования отпуска и обратно и не обязывает членов семьи фактически проживать с работником, но неработающим членам семьи нужно иметь регистрацию и проживать в регионах Крайнего Севера. И документально подтвердить факт отсутствия трудовой деятельности.

Е.С.: — Жизненные ситуации разные: не всегда отпуск работника совпадает со временем отдыха членов его семьи. Предоставляется ли компенсация за проезд к месту отдыха и обратно членам семьи работника?

О.К.: — В действующем КД предусмотрена возможность оплаты проезда неработающим членам семьи независимо от времени и места использования отпуска самого работника, но при условии использования самим работником отпуска не менее 14 календарных дней в течение календарного года.

И, конечно же, оплата проезда неработающим членам семьи к месту использования отпуска и обратно осуществляется только после использования самим работником отпуска. Но если работник не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в текущем году, то право на оплату проезда «сгорает».

Е.С.: — Давайте представим, что работник отправляется в отпуск за пределы Российской Федерации. В данном случае: покрывает ли компания затраты на проезд к месту использования отпуска и обратно?

О.К.: — Да, компенсируются, только до конечного пограничного пункта на территории РФ на основании подтверждающих документов. А также при наличии отметки в паспорте органа пограничного контроля. Под конечным пограничным пунктом здесь понимается ближайший к месту использования отпуска населенный пункт на географической границе РФ, с которым существует прямое сообщение в зависимости от выбранного для проезда вида транспорта.

Е.С.: — Под налогообложение сумма данных расходов попадает?

О.К.: — Ни для кого не секрет, что каждое лицо должно уплачивать законно установленные налоги, а все правоотношения по налогам и налоговому контролю регулируются Налоговым кодексом РФ. Так, по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) налогоплательщиками признаются физические лица-работники, а работодатель — налоговый агент, удерживающий налог с доходов работника.

С 2020 года в главу 23 «Налог на доходы физических лиц» внесены изменения, согласно которым не облагается НДФЛ компенсация стоимости проезда 1 раз в два года работника и неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником).

Бухгалтер обязан удерживать НДФЛ с компенсации проезда 1 раз в два года. Например, в 2020 работник получает компенсацию за использования отпуска в полном размере (без удержания НДФЛ) за себя и неработающих ч/c, состав которых по Налоговому кодексу РФ имеет явное отличие от состава неработающих ч/с по КД. А в 2021 году работник получает компенсацию за вычетом НДФЛ. Для исключения налоговых санкций бухгалтер по предоставленным документам проверяет совместное проживание неработающих членов семьи с работником, если ч/с неработающий муж/жена, несовершеннолетние дети не проживают с работников, то с компенсации их расходов на проезд НДФЛ удерживается ежегодно.

Ежегодно удерживается НДФЛ с компенсации расходов других неработающим ч/с, не относящихся к несовершеннолетним детям и неработающим мужу/жене.

С 2021 г. в главу 23 «Налог на доходы физических лиц» внесены дополнения. При направлении в отпуск за пределы РФ не подлежит налогообложению только стоимость проезда от регионального аэропорта до международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный паспортный контроль. Если работник и неработающие ч/с его вылетают сразу из международного аэропорта стоимость проезда авиатранспортом полностью облагается НДФЛ.

Для целей налогообложения важны оригиналы документов, оформленные в соответствии с требованиями российского законодательства. Бухгалтер, получив документы, начинает их проверку и обработку.

Для расчета налога на прибыль признаются расходы на проезд к месту использования отпуска и обратно только для работника и лиц, находящихся у него на иждивении. К иждивенцам, не требующим подтверждения иждивения, относятся дети до 18 лет.

И это еще одно различие между нормами КД и главой 25 «Налог на прибыль» Налогового кодекса РФ. Для отсутствия претензий со стороны налогового органа, бухгалтеру важно документально установить иждивенцев работника и неработающих членов семьи.

Е.С.: — Ольга Ивановна, а какими документами необходимо подтвердить фактическое проживание члена семьи с работником?

Беседовала ЕЛЕНА СОМОВА (Служба по связям с общественностью и СМИ)

Комментарий начальника Управления по работе с персоналом Елены Тян: «Коллективным договором Общества предусмотрены льготы, гарантии и компенсации, влияющие на развитие трудового потенциала коллектива, оздоровление работников и членов их семей. В рамках затрат на ВСХ существенной по величине выплатой является оплата проезда к месту использования отпуска работников филиалов, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Сумма выплат за 2021 год — более 43 млн. рублей. Реализация КД „Газпром энерго“ является залогом социальной стабильности и защищенности работников Общества».

ВЫ СПРАШИВАЛИ? ОТВЕЧАЕМ!

Больше всего вопросов у работников отдаленных северных районов возникает по оплате проезда на личном транспорте или по доверенности к месту отпуска и обратно. Не скроем, бывают и спорные моменты, которые, в конечном итоге, решаются путем открытого диалога.

Ольга Кузьминова:

В соответствии со ст. 325 ТК РФ, законом РФ от 19.02.1993 №4520–1 «О государственных гарантиях и компенсациях, для лиц, работающих и проживающих в РКС и приравненных к ним местностях» в КД «Газпром энерго» на 2022–2024 гг. предусмотрена обязанность работодателя ежегодно оплачивать работникам и неработающим членам семьи, проживающим и зарегистрированных в РКС и приравненных к ним местностях РФ, проезд к месту использования отпуска и обратно (пункт 6.2.1).

КД содержит размер компенсации расходов, а условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно в Обществе регламентируется приказом от 30.12.2019 № 607 «Положение о порядке и условиях компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно работникам филиалов ООО „Газпром энерго“, расположенных в РКС и приравненных к ним местностях» (Положение), согласованный Постановлением ОППО «Газпром энерго профсоюз» от 27.12.2019 № 57/2. Бухгалтерией запрашиваются документы, перечень которых установлен в Положении, кроме того, документальное подтверждение обоснованности расходов установлена требованиями Налогового кодекса РФ (ст.252 глава 25 «Налог на прибыль» НК РФ).

Компенсация проезда в отпуск на автомобиле, действительно, вызывает много вопросов у работников и бухгалтеров. Так, например, работник может иметь личный транспорт, а может на любом законном основании использовать транспорт иных собственников. В КД имеется прямое указание на использование работником любого вида транспорта, в том числе и личный автомобильный транспорт. Ответы на все спорные вопросы работников должны быть подготовлены с учетом мнения профсоюзной организации.

Только анализ документов, подтверждающих проезд к месту использования отпуска и обратно, может служить основанием в приеме или отказе в оплате стоимости проезда. При этом отказ должен быть оформлен в письменном виде и согласован с представителями профсоюзной организации филиала.

Важно, чтобы лидеры профсоюза были партнерами и союзниками в формировании единого подхода к условиям и порядку оплаты, к созданию действенного механизма обеспечения социальной стабильности в «Газпром энерго».

Руководство «Газпром энерго» всегда открыто к конструктивному диалогу с профсоюзным комитетом. Вопросы и предложения можно отправить по электронному адресу: hotline@adm.energo.gazprom.ru